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A continuación se detalla a grandes rasgos las tareas que se realizan actualmente en el módulo Administrativo al inicio, durante y al final del mes.
De manera resumida, el circuito es el siguiente:
Al inicio del mes o a principios de año se generaban las deudas y se aplicaban las becas que correspondían. Si la Institución trabaja con medios de cobro externos (como Pago Fácil, Rapipago, etc), de manera mensual genera los cupones y los entrega a los alumnos.
Durante el mes, se registran en el módulo de Administración los cobros a alumnos (ya sea en la Institución o a través de cobros externos), se registran los egresos, los movimientos entre fondos y cualquier otro ingreso.
Por último, al final del mes, quienes tienen vinculado el módulo administrativo con el contable, deben ejecutar dos procesos para contabilizar el devengamiento de deudas y para contabilizar las cobranzas y los pagos ocurridos durante el mes.
Este circuito que actualmente utilizan nuestros clientes incorporará una serie de mejoras en post de agregar transparencia y simplicidad a AULICA, y permitirá resolver algunas de las problemáticas planteadas por nuestros clientes.
A partir de la implementación de los cambios realizados en el módulo Administrativo, se simplificarán los procesos y se reducirán los pasos, puesto que la contabilización de cada movimiento se realizará en el mismo momento en que este ocurre.
A partir de la implementación de los cambios realizados en el módulo Administrativo, se simplificarán los procesos y se reducirán los pasos, puesto que la contabilización de cada movimiento se realizará en el mismo momento en que este ocurre.
En el gráfico a continuación se resaltan los cambios en color naranja:
Como puede observarse, hay tres grandes cambios:
Luego de la generación de deudas, se agrega un nuevo paso que es el de la facturación masiva. Este proceso permitirá generar facturas electrónicas o manuales para todo un curso o todo un ciclo, contemplando el envío de las facturas por email a los responsables de facturación.
La contabilización de los movimientos generados en el módulo Administrativo se realizará de manera inmediata, haciendo que la contabilidad sea mucho más fácil de controlar y entender. Al mismo tiempo que le permitirá a su Institución tener la contabilidad actualizada en tiempo real.
Y por último, los intereses y bonificaciones que se generen al momento de cobrar permitirán generar notas de crédito y débito.
A continuación detallamos algunos de los beneficios que estos cambios en el módulo Administrativo generarán para nuestros clientes:
A continuación detallamos algunos de los beneficios que estos cambios en el módulo Administrativo generarán para nuestros clientes:
Se elimina la necesidad de realizar procesos mensuales de contabilización difíciles de controlar y entender, logrando una contabilidad en tiempo real.
La contabilización de los movimientos del módulo Administrativo es mucho más fácil de validar, lo que agrega transparencia al sistema.
Se podrá llevar una cuenta corriente de cada alumno, y se podrán generar notas de crédito según se requiera. Ya sea para corregir un error, o para registrar una bonificación. La generación de notas de crédito es algo que hace mucho nuestros clientes nos pedían.
Se podrá cobrar por responsable de facturación. Esto significa que si un tutor tiene varios alumnos en la escuela, no habrá necesidad de registrar dos cobranzas, sino que podrá registrarse una única cobranza desde la pantalla Cobro a Clientes.
En los próximos días les estaremos informando la fecha y hora de las jornadas de capacitación remota que dictaremos a finales de Diciembre, en Enero y en Febrero para que puedan entender e interiorizarse en estos cambios y para que puedan evacuar cualquier duda o inquietud que tengan!
Atte.
El equipo de Soporte de AULICA
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